Aktenverfolgung und Dokumentenverfolgung
Aktenverfolgung und Dokumentenverfolgung in der Kanzlei
Damit die Weitergabe von Dokumenten und die Aktenverfolgung z.B. in der Steuerberatungskanzlei von der Anlieferung bis zur Ablage im Archiv nicht im Chaos versinkt, bieten wir eine flexible Komplettlösung für die Verfolgung mit der Tracker4all Lösung an.
In den allermeisten Hauspostabteilungen, Kanzleien und Unternehmen treffen die Sendungen in einer zentralen Annahmestelle bzw. im Wareneingang ein.
Um eine gut strukturierte Verteilung und auch Verfolgung zu gewährleisten, bietet sich die Tracker4all Lösung inkl. der mobilen Geräte oder auch kabelgebundenen Barcodescannern an.
Sowohl eine Ausrüstung von professionellen Barcode Scannern mit der Tracker4all App, wie auch die Nutzung der App auf einem Android Smartphones zusätzlich zu normalen Barcodescannern ist möglich.
Das Zusammenspiel der App mit der Tracker4all Software automatisiert die Arbeitsschritte von der Anlieferung der Akten und Dokumente, über die Annahme und Weiterbearbeitung in einzelnen Abteilungen, bis hin zur Abholung bzw. Auslieferung oder Ablage.
Wenn ein Zulieferer beispielsweise morgens in der Zentrale eintrifft und teilweise zig oder sogar hunderte Akten anliefert, beginnt eine schnelle Vereinnahmung dieser durch einfaches Scannen.
Die eingegangenen Akten und Dokumente können dann ganz einfach mit Hilfe der Tracker4all App sortenrein oder auch unsortiert nach Zulieferer oder Auftraggeber erfasst werden. Der Erfassungsmodus „Schnellerfassung“ ermöglicht das Einbuchen von über 2000 Sendungen pro Stunde – das sollte auch für gehobene Ansprüche reiche.
So fällt es den Mitarbeitern in der Zentrale bzw. im Wareneingang durch die Schnellerfassung sehr leicht, ganze Sendungslieferungen von Zulieferern schnell und fehlerlos zu erfassen.
Sind erstmal alle Sendungen mit Hilfe der Barcode Scanner Schnellerfassung eingebucht, können die Mitarbeiter mit der Zuordnung an die entsprechenden Empfänger oder Bereiche und Abteilungen beginnen. Auch das funktioniert mit den Barcode Scannern komfortabel und schnell: Scannen des Sendungscodes, Auswahl des Empfängers oder einer Abteilung und fertig.
Wenn die E-Mail-Adresse des Empfängers in den Stammdaten hinterlegt ist, kann auch automatisiert eine entsprechende E-Mail versendet werden, in dem die Sendung avisiert wird. Oder es wird an eine(n) Kollegen/Kollegin eine vorgefertigte E-Mail versendet, in der über die Verteilung informiert wird, damit auch eine sofortige Info erhalten.
Natürlich können die E-Mails auch andere Informationen enthalten, wie z.B. Ankündigungen zur Zustellung, die Bitte um Abholung in der Zentrale, etc. Bei der Abholung bzw. Übergabe der Sendung wird der Empfang durch eine Unterschrift und den Namen in Klarschrift auf dem mobilen Barcode Scanner oder dem Smartphone bestätigt.
Sollen Sendungen für den Weitertransport in andere Unternehmensbereiche oder an einen anderen Standort bereitgestellt werden, können diese auf einen besonderen Lagerplatz oder in einen besonderen Raum gebucht werden und zusammen ausgeliefert werden.
Auch eine Buchung auf sogenannte Transportmittel (Colli, Wagen, Container, Auto, etc.) ist schnell und problemlos möglich. Damit bleibt eine sogenannte Zwischenverwahrung auf Aktenwagen nicht mehr undokumentiert und werden erst nach tagelanger Suche wiedergefunden.
Diese Sammelbuchungen können dann mit nur einem einzigen Barcodescan komplett umgebucht und auch ausgebucht werden. Auch hier entfällt die separate Umbuchung von wohlmöglich hunderten von einzelnen Sendungen durch einen einzigen Scan. Bei Ankunft am Bestimmungsort können die Sendungen dann wieder vom Transportmittel abgebucht und ausgeliefert werden. Das Abbuchen kann natürlich auch zwischendurch vorgenommen werden, sofern das Transportmittel dafür nicht explizit gesperrt wurde (geschlossener Transport).
Alle erfassten Akten und/oder Dokumente werden in einer zentralen Datenbank gespeichert und können jederzeit im Tracker4all eingesehen und auch bearbeitet werden. Dazu werden alle Bearbeitungsschritte als Status mit Datum und Uhrzeit erfasst. So baut sich eine transparente Historie auf, mit der jeder einzelne Schritt jederzeit nachverfolgt werden kann.
Der Tracker4all steht als gehostete Lösung in der Cloud zur Verfügung oder auf dem eigenen Rechner im Unternehmensnetzwerk. Beide Lösungen bieten somit höchste Sicherheit.
Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter in der Zentrale und den Abteilungen, indem Sie die Tracker4all Komplettlösung nutzen und bringen Sie neue vereinfachte und transparente Arbeitsabläufe in Ihr Unternehmen.
Lassen Sie Nachfragen wie „Wo ist die Akte denn jetzt?“ oder „Was soll ich dem Klienten denn jetzt sagen?“ der Vergangenheit angehören! Vereinfachen und digitalisieren Sie die Aktenverfolgung und profitieren Sie durch mehr Transparenz für alle Mitarbeiter*innen in Unternehmen.
Sprechen Sie uns gerne an und testen Sie das System für sich noch heute! Weiterführende Information finden Sie hier auf der Hauptseite oder sprechen Sie uns gerne auch einfach direkt an.
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